Casos de éxito

successava

Avantec Soluciones cuenta con una amplia experiencia ayudando al crecimiento de empresas mediante la implantación de soluciones tecnológicas.

 

Este es un listado de algunos de los casos en los que Avantec Soluciones se ha implicado desarrollando una solución ante una necesidad.

 

 

Facturascripts: Software de facturación personalizable

Implantación del software libre Facturascripts y desarrollo a medida de plugins personalizados para este sistema.

 

Facturascripts es un software de facturación y contabilidad LIBRE, con actualizaciones constantes y un sistema de plugins completamente adaptado a las necesidades del cliente.

fs-folleto-861x1024

 

Avantec Soluciones, como partner oficial, ha realizado numerosas migraciones e implantaciones de este software.

Previamente a la implantación se hizo una tarea de consultoría acerca de la situación actual del cliente y a partir de los resultados se realizaron una serie de recomendaciones para la implantación del sistema.

Dependiendo del tipo de necesidad se implantaron sistemas de TPV para venta al público asociados al programa,  se desarrollaron plugins personalizados para resolver necesidades concretas y se realizaron migraciones de datos de antiguos sistemas.

Algunos de nuestros clientes que ya se benefician del uso de Facturascripts son: La tienda de la Depencencia, Deportes Cerezo, Negra S.L., Royben S.A., Ninteco S.L. …

Desarrollo de apps móviles para Android e iOS

En Avantec Soluciones desarrollamos aplicaciones personalizadas tanto en iOS como en Android.

Aplicaciones corporativas, aplicaciones para mejora de procesos internos, aplicaciones de imagen de negocio o sistemas de comunicación con portales web. En Avantec Soluciones contamos con una amplia experiencia en el desarrollo de este tipo de aplicaciones.

Algunos ejemplos de aplicaciones desarrolladas por Avantec Soluciones son «Control de peso» – http://controldepeso.avantec-solucion.es , gColegios: Tu portal de administración de colegios, Alcesa, Mudanzas helper …

android-ios

gColegios: Sistema de Gestión de Comedores

Avantec Soluciones ha desarrollado el sistema de gestión de comedores gColegios.

gColegios es un sistema compuesto por un portal web y una aplicación móvil para iOS y Android que permite gestionar todo lo referente a la gestión de monitores y comedores en un centro escolar.

Con su interfaz intuitiva el usuario podrá conocer en todo momento la información de comedor de tus hijos, las noticias de actividades y tener siempre a mano la información de menús para que la experiencia de comedor de tus hijos sea perfecta.

Hoja resumen sistema gColegios

Son ya numerosos los colegios que tienen implantado este sistema. Si estás interesado, no dudes en contactar con nosotros en la pestaña «Contacto»

Sistema de Gestión de Accesos

 

  • CONTEXTO:
    En un club privado de una asociación se exigía por ley un registro de los accesos diarios de los socios. La metodología que se estaba llevando era la siguiente:
  1. La primera vez que entraba un socio, tenía que firmar un documento exigido para cumplir la Ley de Protección de Datos. En ese primer acceso se registraba, además, su nombre y su DNI en un listado de papel.
  2. Las siguientes ocasiones en las que un socio accedía tenía que decir el DNI y nombre a la entrada. Esos datos se anotaban nuevamente en el listado del día y el socio accedía. Los listados se iban almacenando en una carpeta diariamente.
  • NECESIDAD DETECTADA:
    Se observaron los siguientes problemas: 
  1. Se formaban largas colas a la entrada debido al tiempo que llevaba el anotar Nombre y DNI de cada uno de los socios. Además, a veces el nivel de ruido impedía la correcta transmisión de esta información de forma fluída.
  2. Se daban numerosos errores humanos debido al hecho de que cada vez que un socio accedía, tenía que proporcionar de nuevo sus datos al completo. Se llegaron a dar casos de un mismo nombre asociado a 3 DNIs completamente distintos.
  3. Había gente que desistía de acceder debido al cúmulo de gente mencionado en el punto 1.
  4. Con el tiempo las carpetas contenedoras de los listados rellenos crecían y ocupaban un espacio de almacenaje significativo.
  5. En una inspección legal se pidieron los libros de accesos de varios días y hubo que hacer un gran esfuerzo para localizarlos en la zona de almacenaje de listados. Este hecho fue debido al gran volumen de carpetas y listados existentes. Además, para buscar ciertos nombres entre los accesos diarios, hubo que recorrer los listados completos varias veces, puesto que la forma de almacenaje era por orden de llegada.
  • SOLUCIÓN APLICADA:
    Enseguida se observó que la implantación de un sistema informático podría resolver toda la problemática. Tras analizar las posibles soluciones se desarrolló un sistema con las siguientes características:
  1. La primera vez que un socio accedía al club se le entregaba el documento de Ley de Protección de Datos y firmaba en una tableta digital especial para firmas la aceptación. En ese momento se generaba un carnet de socio con un número único y un código de barras asociado en el mismo. En una base de datos centralizada se creaban los datos del socio con el número asignado y la firma guardada.
  2. Los siguientes accesos de un socio se hacían mediante la lectura del código de barras del carné de socio. Con esto, el sistema guardaba en la base de datos el acceso para ese día. Este proceso llevaba menos de medio segundo.
  3. Se desarrolló un programa para imprimir listados de socios, de accesos y permitir registros de socios y accesos de forma manual con optimizaciones para la búsqueda de socios. Esto permitía que en caso de necesidad de registrar un acceso de forma manual se pudiera hacer en menos de 2 segundos gracias a los sistemas de búsqueda optimizada de socios del sistema. Todas estas funcionalidades iban conectadas a la base de datos central.
  • BENEFICIOS:
    Con la implantación del sistema se obtuvieron los siguientes beneficios:
  1. Desapareció el almacenaje en papel por completo. Ahora las firmas quedaban guardadas como imágenes en la base de datos ligadas al socio al que correspondían. Los accesos quedaban registrados también en la base de datos, con lo cual desaparecieron las carpetas contenedoras de grandes listados.
    • Necesidad del punto 4 solucionada  check
  2. Desaparecieron los errores humanos y las largas colas. Ahora cada vez que llegaba un socio que ya había accedido, con leer el carnet mediante una pistola de código de barras el sistema ya registraba el acceso.
    • Necesidad del punto 1 solucionada  check
    • Necesidad del punto 2 solucionada  check
    • Necesidad del punto 3 solucionada  check
  3. En menos de diez segundos se podía acceder a los listados de socios ordenados por días, por orden alfabético de socio o por segmentos de accesos en unos horarios determinados.
    • Necesidad del punto 5 solucionada  check

Las consecuencias fueron múltiples: Mejoró la afluencia al club, se redujo el nivel de estrés del personal, se redujeron al mínimo los errores humanos y la popularidad del club mejoró de forma notable. Además el dueño pudo centrar sus esfuerzos en actividades más propias del club lo que se tradujo en un crecimiento a corto plazo de la actividad.

Sistema de Ayuda a comerciales de Mudanzas mediante app para iPad

  • CONTEXTO:
    En una empresa dedicada a mudanzas nacionales e internacionales se llevaban a cabo los llamados procesos de cubicaje por parte de los comerciales. Al final de estos procesos de cubicaje el cliente obtenía un presupuesto final sobre el coste de una mudanza. La operativa que se estaba desarrollando era la siguiente:
  1. El comercial visitaba el lugar donde recopilaba la información para generar el presupuesto. Allí anotaba todos los datos de la mudanza basándose en una hoja excel impresa previamente en las oficinas centrales. En esa hoja además se anotaban los datos del cliente y toda la información que consideraba oportuna.
  2. Una vez se habían recogido los datos, se introducían en una hoja excel en formato electrónico con la que se obtenía una estimación inicial del precio. En el caso de que tuvieran que intervenir los gestores de presupuestos para estimar precios de servicios especiales (como transporte marítimo, etc.), se dejaba una copia en la carpeta correspondiente al expediente en las oficinas centrales.
  3. Una vez se habían incluido los precios de los servicios especiales, se adaptaba el precio estimado de forma personalizada y se generaba un documento que contenía el texto de los servicios y condiciones de la mudanza. Ese documento generado a mano se pasaba a formato Word basándose en las plantillas predefinidas de la empresa.
  • NECESIDAD DETECTADA:
    Se observaron los siguientes problemas: 
  1. El tiempo desde que se hacía la visita hasta que el cliente recibía el presupuesto era demasiado largo.
  2. Una modificación en el presupuesto inicial conllevaba la repetición de los pasos intermedios para llegar al documento final.
  3. La forma de almacenar presupuestos (formato fichero o papel) no permitía una fácil modificación de los mismos para ajustar precios.
  4. Añadir o quitar servicios en un presupuesto implicaba tener que repetir varias veces algunos pasos del proceso.
  5. El comercial tenía que tener impresa una hoja excel cada vez que realizaba una visita. Si no tenía impresa esta hoja no podía recolectar los datos de inspección.
  6. Tras recoger los datos de cada visita el comercial tenía que mantener los documentos “físicos” donde había realizado las anotaciones de la mudanza hasta que fueran llevados a central o los pasara a la hoja excel para realizar la primera estimación. Esto podía traer problemas en caso de pérdida de documentos.
  7. Al pasar los datos de una hoja de papel a un documento excel se pueden cometer errores fácilmente.
  8. Al redactar un documento a partir de otro introduciendo texto informativo, se pueden producir errores de transcripción.
  9. Era necesario realizar un mantenimiento de ficheros si a un cliente se le enviaban varias versiones de un presupuesto para que estimara la más oportuna.
  10. Cuando tenían que intervenir gestores de presupuestos para calcular costes de servicios, éstos dependían del tiempo que tardase el comercial en dejarles disponibles los datos de presupuestos (que puede coincidir con el momento en el que el comercial se personara en las oficinas centrales).
  • SOLUCIÓN APLICADA:
    Enseguida se observó que el margen de mejora para este caso era muy amplio. Se implantó una solución consistente en el uso de un servidor centralizado con un sistema de comunicación mediante terminales tipo iPad. Estos terminales llevaban instalado un programa desarrollado de forma específica para la realización de este tipo de cubicajes. Además se incluiría un interfaz para poder acceder desde las oficinas al servidor y realizar las consultas necesarias vía web. A continuación describimos el funcionamiento de la solución que se implantó:
  1. El comercial se dirige al lugar concertado de la visita donde reúne todos los datos de la mudanza en un iPad con la aplicación de inspección (cubicaje) cargada. La recogida de datos se realizará de manera rápida y cómoda aprovechando el interfaz que ofrecen estos dispositivos.
  2. Cuando ha terminado, el iPad genera un resumen de presupuesto con un precio orientativo. El comercial ajusta el precio según su criterio y realiza los cambios necesarios. Si necesita añadir o quitar algún servicio lo puede hacer.
  3. El comercial genera de forma automatizada un documento pdf que se envía directamente al cliente desde el iPad.
  4. El comercial puede sincronizar este presupuesto con central para que esté disponible en todo momento para otros comerciales o para otros gestores de presupuestos en caso de que sea necesaria su intervención.
  5. En todo momento varios comerciales pueden trabajar de forma concurrente utilizando el sistema cada uno con su iPad.

esquema-sistemas 

  • BENEFICIOS:
    Con la implantación del sistema se obtuvieron los siguientes beneficios:
  1. El tiempo desde que se hacía la visita hasta que el cliente recibía el presupuesto se redujo al mínimo.
    • Necesidad del punto 1 solucionada  check
  2. Posibilidad de modificar presupuestos sin necesidad de repetir pasos: el cubicaje quedaba guardado en el servidor y se podían añadir, modificar y borrar ítems desde el iPad o la interfaz web.
    • Necesidad del punto 2 solucionada  check
    • Necesidad del punto 3 solucionada  check
  3. Posibilidad de añadir, modificar o quitar servicios sobre un presupuesto ya generado sin que haya que repetir pasos ya realizados.
    • Necesidad del punto 4 solucionada  check
  4.  El comercial ya no tenía que tener impresa la hoja excel cada vez que hacía una visita. Desaparece el papel y en consecuencia los problemas derivados del uso del mismo para esta operativa (transporte de documentos físicos con la posibilidad de pérdida derivada del mismo, problemas de errores en transcripción, problemas de interpretación de lectura manual…).
    • Necesidad del punto 5 solucionada  check
    • Necesidad del punto 6 solucionada  check
    • Necesidad del punto 7 solucionada  check
    • Necesidad del punto 8 solucionada  check
  5. Se podían guardar varias versiones de un mismo cubicaje en el sistema cuando el cliente tenía que elegir, con lo cual ya no era necesario un mantenimiento manual de ficheros.
    • Necesidad del punto 9 solucionada  check
  6. Mediante el mecaismo de sincronización iPad – Servidor, el tiempo de intervención de gestores de presupuestos para el cálculo de costes de servicios se redujo al máximo, puesto que el presupuesto estaba listo en el mismo momento en que el comercial terminaba el proceso de cubicaje.
    • Necesidad del punto 10 solucionada  check

Los resultados que se obtuvieron fueron muy beneficiosos. El tiempo de respuesta se redujo drásticamente, el sistema generaba confianza a los clientes que tendían a aceptar con más facilidad los presupuestos iniciales. El flujo de trabajo en las oficinas centrales se agilizó de forma sustancial pudiendo dar servicio a muchas más peticiones con un nivel de estrés mucho menor. Más adelante sobre este sistema se desarrolló un añadido para gestión de recogidas mediante el cual se podía hacer un seguimiento de bultos en tiempo real. Los clientes podían saber en todo momento dónde estaban los bultos y se tenía un control mucho más exacto para las oficinas centrales.

app1

app2

app3

Implantación de Sistema de Almacenamiento centralizado y servidor virtual

  • CONTEXTO:
    En un club deportivo («C.D. Metropolitano Móstoles»), tenían numerosos problemas informáticos con la red de equipos y el ordenador de servicio a los socios:
  1. Los recursos de red no funcionaban correctamente.
  2. El sistema de control de accesos para los socios se bloqueaba constantemente. En una ocasión crítica el disco duro del equipo falló provocando una caída del sistema de accesos y pérdida de datos sustancial.
  3. El tiempo de restablecimiento del sistema para la vuelta a la normalidad fue de semanas, lo cual se tradujo en pérdidas y malestar por parte de los empleados y los socios del club.
  • NECESIDAD DETECTADA:
    Se observaron los siguientes problemas: 
  1. No existía topología de red organizada. Cada equipo tenía un acceso a la red configurado de forma independiente y no había coherencia a la hora de nombrar los recursos compartidos.
  2. El equipo contenedor de la información de socios era el mismo que se utilizaba para tareas multimedia, recepción de correo, atención comercial, etc.
  3. No existía un servidor que controlara los recursos compartidos.
  4. Las políticas de backup no eran buenas. Esto hizo que parte de los datos se perdieran durante el fallo de disco duro.
  5. El funcionamiento del centro dependía de un único recurso poco robusto sin siquiera capacidades de servidor.
  • SOLUCIÓN APLICADA:
    Se observaron numerosas necesidades a implementar para corregir estos problemas y evitar que volvieran a suceder catástrofes como la ocurrida durante la falla del disco duro. Las soluciones que se aplicaron fueron las siguientes:
  1. Se creó una topología de red coherente, corrigiendo los problemas con las direcciones ip existentes. Se introdujeron los mecanismos necesarios para evitar cuellos de botella en la red. Se instalaron switches y se conectó correctamente el router para eliminar los cuellos de botella. 
  2. Se creó una zona de Equipos de Servicio en donde se concentraron los sistemas que proporcionaban servicios de red: switches, NAS, servidores…
  3. Se instaló un servidor Windows Server 2012 virtualizado bajo VMware. Se toda la carga de servidor del ordenador anterior para que pudiera ser usado exclusivamente como terminal multimedia, comercial y de correo.
  4. Se instaló un NAS para almacenamiento de datos y backup. Se configuró un RAID en espejo para garantizar la redundancia de datos en caso de fallo de un disco duro. 
  5. Se configuró un sistema de backup automático para copiar el servidor virtual en el NAS. De este modo en caso de fallo, el restablecimiento del sistema sería cuestión de minutos.
  6. Se establecieron políticas de backup de datos críticos adecuadas.
  • BENEFICIOS:
    Con la implantación de los cambios descritos se obtuvieron los siguientes beneficios:
  1. Los recursos compartidos eran accesibles fácilmente y con un tiempo de respuesta muy bajo.
    • Necesidad del punto 1 solucionada  check
  2. Se liberaron recursos del equipo de multimedia, correo y control de accesos. Al estar contenida la base de datos ahora en un servidor separado, el equipo multimedia dejó de ser crítico, de manera que, aunque hubo algún problema de apagados inesperados, no hubo pérdidas de datos. Se aseguró la fiabilidad e integridad del servidor mediante medidas hardware (SAI) y software (firewall y control de accesos). 
    • Necesidad del punto 2 solucionada  check
    • Necesidad del punto 3 solucionada   check
  3. Se liberó el temor a pérdidas de datos y caídas del sisetma prologadas. Los controles de acceso de socios pasaron a ser mucho más estable y la sensación de bienestar de los socios en general aumentó significativamente.
    • Necesidad del punto 4 solucionada  check
  4. Se centralizó la parte de servicios informáticos en un único punto gestionado por personas especializadas. El centro dejó de depender de un equipo dedicado a varias tareas y manipulado por personal no especialista y el personal pudo centrarse en tareas más propias de su competencia profesional.
    • Necesidad del punto 5 solucionada  check

Las consecuencias fueron múltiples: Se redujo el nivel de estrés del personal y de la dirección del centro, desaparecieron los problemas de bloqueos del centro por culpa de los sistemas informáticos y la atención al público mejoró notablemente al poder dar un servicio mucho más inmediato y sin esperas.

Re-acondicionamiento e instalación de cableado y equipos de oficina

  • CONTEXTO:
    En la empresa de diseño y arte «Che Marchesi S.L.», tenían problemas de índole informático en la zona de trabajo con equipos. Era difícil especificar el problema, pero la sensación de los trabajadores era de incomodidad y que las cosas no estaban funcionando como debían, además de los problemas compartición de información de los que continuamente se quejaban. Se hizo una primera visita para recopilar información de la forma de trabajo y tecnologías que se estaban usando. A partir de esta visita se hizo un listado con las deficiencias encontradas y el impacto que suponían estas deficiencias en el rendimiento del departamento. Los problemas que se encontraron fueron:
  1. Todo el cableado de la zona estaba por el suelo sin ningún tipo de organización. 
  2. No existía una zona de «servidores informáticos y dispositivos de acceso» claramente diferenciada: los elementos de servicio estaban distribuídos por las mesas sin organización (routers, switches y NAS).
  3. No se estaban realizando copias de seguridad de ningún tipo.
  4. No se contaba con ningún tipo de protección eléctrica frente a picos de tensión ni caídas de luz.
  5. No estaba implementado ningún tipo de protocolo para permitir trabajo en remoto.
  6. A la hora de enviar trabajos a los clientes se estaban utilizando servicios externos poco adecuados y tediosos, pudiendo utilizar los recursos internos con mayor facilidad al disponer de infraestructura suficiente.
  • NECESIDAD DETECTADA:
    Estos problemas derivaban en las siguientes consecuencias: 
  1. Era difícil moverse por la zona de ordenadores. Además en numerosas ocasiones la gente tropezaba con cables provocando un apagado no controlado de equipos con la consecuente pérdida de información.
  2. Cada vez que había que hacer un cambio en la infraestructura (actualizar un equipo, añadir un equipo a la red, cambiar la configuración o topología de la red, etc.) era un trabajo largo y tedioso. En numerosas ocasiones se desistía por la complejidad del entramado.
  3. Se produjeron momentos de pánico al cortarse la luz en pleno funcionamiento del servidor NAS y pensarse que se podía haber perdido la información debido al tiempo que tardó en reindexar la información del RAID en el siguiente arranque.
  4. Se daban con cierta regularidad microcortes de luz que provocaban reinicios en los equipos con las consecuentes pérdidas de información.
  5. En ocasiones había personas desplazadas que no podían acceder a los recursos de la organización por no estar implementada ninguna forma de trabajo en remoto.
  6. El envío de material a los clientes era un proceso mucho más largo y complejo de lo que debería ser, teniendo que subir ficheros a servidores externos, mandar contraseñas, comprimir y otras actividades no propias de este tipo de tareas.
  • SOLUCIÓN APLICADA:
    Se determinaron los siguientes puntos para resolver los problemas anteriormente mencionados:
  1. Se reorganizó todo el cableado y se colocaron puntos de red. Todos los elementos de servicio se reunieron en un mismo punto y se instalaron en un armario tipo Rack con llave donde quedaron protegidos y separados de la zona de trabajo. Se colocaron canaletas, se etiquetaron los cables y se organizaron los puestos de trabajos. Se dio nombres correctos de red a los equipos e impresoras y se numeraron los puestos de red.
  2. Se compraron discos externos y se implementó un protocolo para realizar copias de seguridad de los datos almacenados en el NAS. Se procuró garantizar el acceso inmediato a la información almacenada en forma de backup en caso de falla del servidor. 
  3. Se implantaron SAI’s para garantizar el funcionamiento de los equipos en caso de una caída de tensión conforme a las necesidades de la organización. Se instalaron líneas eléctricas seguras y no seguras para conectar los dispositivos críticos a las líneas seguras y mantener los no críticos (monitores secundarios, impresoras, cargadores móviles, etc.) en las líneas no seguras. Se hicieron pruebas de caída de tensión totales.
  4. Se creó una VPN (red privada virtual) y se instaló un punto de acceso a la misma para permitir el acceso remoto desde fuera de la organización y trabajar del mismo modo que si la persona estuviera en las instalaciones.
  5. Se instaló un servidor ftp con acceso fácilmente configurable para que los trabajadores pudieran copiar ahí los trabajos para enviar al cliente y éste pudiera descargarlos. Al contar con línea de fibra óptica la velocidad de transferencia no suponía un problema. 
  • BENEFICIOS:
    Con la implantación del sistema se obtuvieron los siguientes beneficios:
  1. Desaparecieron las marañas de cables. Se podía circular fácilmente por la zona de trabajo informático y desaparecieron los tropiezos. Disminuyeron las pérdidas de datos derivadas de apagados no deseados. La actualización de equipos den la red, cambio de configuraciones y agregado de sistemas pasaron a ser inmediatos.
    • Necesidad del punto 1 solucionada  check
    • Necesidad del punto 2 solucionada  check
  2. El miedo a la pérdida de información disminuyó y aumentó la confianza en los datos. El hecho de mantener un protocolo de copias de seguridad en discos externos generó tranquilidad.
    • Necesidad del punto 3 solucionada  check
  3. Desaparecieron los problemas por caídas de tensión. Aunque se seguían dando regularmente los microcortes en el suministro de luz, la implantación de SAI’s y líneas seguras permitió que no se perdiera el trabajo cuando ocurrían estos problemas.
    • Necesidad del punto 4 solucionada  check
  4. Se podía acceder inmediatamente a los recursos de la organización cuando un trabajador estaba fuera de las oficinas. La sensación trabajando desde fuera era la misma que si el trabajador estuviera físicamente conectado a la red de la oficina.
    • Necesidad del punto 5 solucionada  check
  5. El envío de trabajos y ficheros a los clientes y proveedores pasó de ser un trabajo tedioso a un trabajo inmediato: los trabajadores colocaban los ficheros en la cuenta de ftp correspondiente (bastaba con copiar a una carpeta compartida) y el cliente podía descargarlo directamente.
    • Necesidad del punto 6 solucionada  check

Las consecuencias fueron múltiples: La sensación de agobio tecnológico disminuyó notablemente, el trabajo pasó a funcionar de una forma mucho más fluída, pudiendo los trabajadores centrar sus esfuerzos en la tarea que tenían que desempeñar en vez de en resolver los problemas tecnológicos con los que se tenían que enfrentar todos los días, disminuyó el estrés por problemas derivados de pérdidas de tiempo y de información y en general el ambiente de trabajo mejoró significativamente.

Sistema de Indexado de datos y Grabación Digital automatizada

  • CONTEXTO:
    La línea de negocio de Gestión Documental de una asociación para empleo de personas con discapacidad («A.P.M.IB.») necesitaba ser más productiva para poder ser competitiva en el mercado. El trabajo de esta línea de negocio consistía en recibir en papel presupuestos, facturas y todo tipo de documentos, escanearlos y transcribir al ordenador los datos contenidos para luego enviar todo al cliente debidamente organizado. El modo de funcionamiento era el siguiente:
  1. Diez personas escaneaban documentos del cliente y le enviaban las imagenes recién digitalizadas. Enviaban también unos archivos de control e introducían a mano en un formulario todos los datos contenidos en los documentos.
  2. El cliente también enviaba a veces los documentos ya escaneados y ellos transcribían manualmente en un formulario los datos contenidos en ellos.
  • NECESIDAD DETECTADA:
    Tras el análisis pertinente se detectaron los siguientes problemas: 
  1. La cantidad de imagenes que se tenía que procesar por día era tan elevada que uno de los trabajadores dedicaba su tiempo exclusivamente a organizar dichas imagenes por lotes y preparar el envío de los archivos de cada paquete al cliente (archivos de imagenes, archivos de control y datos indexados).
  2. El tiempo invertido por los demás trabajadores en ingresar y rellenar el formulario que el cliente habia proporcionado como entrada de datos también era muy elevado.
  3. Se daban numerosos errores humanos en el renombrado de lotes y paquetes necesario al juntar los lotes que cada trabajador había procesado durante la jornada.
  4. No había política de copias de seguridad: la persona encargada de organizar, también realizaba manualmente copias de los archivos y rellenaba hojas de excel a modo histórico de los paquetes enviados.
  5. La trazabilidad de los históricos de envíos para corregir problemas o para facturación era muy difícil de realizar
  • SOLUCIÓN APLICADA:
    El nivel de mejora que se observó que se podía aplicar era muy elevado, pues se estaban realizando muchas tareas de forma manual y muy rudimentaria.  Sólo con la implantación de sistemas de envío automatizado y sistemas de backup se liberaría gran parte del tiempo de esos trabajadores. Ese tiempo podría dedicarse a tareas menos tediosas, más productivas y que verdaderamente requiriesen de intervención humana.
  1. Un sistema de Carga enviaba las imagenes y los archivos de control a los servidores de su cliente mediante un simple click en una interfaz diseñada para este propósito.
  2. Otro sistema se encargaba de conectar automáticamente con el formulario que su cliente les proporcionaba como entrada de datos y automatizaba la grabación de datos. Los trabajadores grababan los datos desde una interfaz mucho más cómoda, rápida y amigable que aumentaba el rendimiento en más de un 100% y disminuía drásticamente los errores humanos mediante mecanismos de control.
  3. Un tercer sistema, en paralelo al de Carga, enviaba a servidores locales copias de seguridad de archivos de control, logs y las imagenes que se habían enviado cada día a su cliente. Todos estos movimientos quedaban además almacenados en una base de datos fácilmente accesible junto con el estado de cada envío.
  • BENEFICIOS:
    Con la implantación de dichos sistemas se obtuvieron los siguientes beneficios:
  1. El ahorro en tiempo fue significativo: El rendimiento de los trabajadores aumentó notablemente y se pudieron dar más servicios a los clientes sin que la carga de trabajo aumentase. Esto se tradujo en una gran mejora en los plazos de entrega y poder asumir más proyectos.
    • Necesidad del punto 1 solucionada  check
    • Necesidad del punto 2 solucionada  check
  2. Desaparecieron los errores humanos derivados del tratamiento de cantidades muy grandes de archivos. Ahora la organización y asociación-indexado de los mismos era automática y sólo debía revisarse.
    • Necesidad del punto 3 solucionada  check
  3. En la automatización de guardado de copias de seguridad en paralelo al envío diario de los paquetes se liberó al 100% de esta tarea a la persona encargada. Este rol ya no tuvo que preocuparse nunca más de tareas de clasificación ni conteo de lotes. Además, el tiempo de respuesta a preguntas del cliente relacionadas con envíos de lotes de documentos digitalizados era inmediato: todo estaba almacenado y organizado en una base de datos para este propósito.
    • Necesidad del punto 4 solucionada  check

Las consecuencias fueron múltiples: Se volvieron a cumplir los plazos de entrega en los trabajos más críticos e incluso se empezaron a asumir nuevos trabajos en paralelo. Ahora se podían ejecutar más trabajos en menos tiempo y a menor coste, siendo con ello más competitivos que otras empresas en su campo.
Otro punto importante es que se liberó el gran cuello de botella que suponía el hecho de que la mayor parte del conocimiento acerca del trabajo de recepción, envío, organización y guardado de lotes estaba focalizado en una sola persona. Tras la puesta en marcha de estos sistemas pudieron poner a uno de los trabajadores a controlar esas tareas y dedicar a la persona encargada a funciones más complejas para las que estaba mejor cualificada.




Muchos de los procesos de las compañías son mejorables y optimizables. En algunas ocasiones es difícil identificar cuáles. Este listado puede servir para ayudar a identificar problemas comunes. A partir de la identificación de esos problemas se pueden aplicar soluciones y así obtener los beneficios que conlleva la mejora tecnológica.
Avantec Soluciones | Casos de éxito